Excel: seis funções que você precisa conhecer para usar no trabalho

O Excel é um dos programas mais usados por profissionais. O editor de planilhas da Microsoft tem recursos que vão muito além das fórmulas: ele permite criar painéis visuais, realizar buscas de dados, criar gráficos para apresentações, entre inúmeras outras funcionalidades. As ferramentas estão disponíveis na íntegra para computador — seja no Windows ou no macOS — e, em grande parte, também nos aplicativos para celular Android e iPhone (iOS).

2 de 8 Excel online é grátis e não demanda download do software — Foto: Helito Beggiora/TechTudo

Excel online é grátis e não demanda download do software — Foto: Helito Beggiora/TechTudo

Excel: como saber qual fórmula usar? Tire dúvidas no Fórum do TechTudo

1. Dashboards

O dashboard é um painel visual que mostra todas as informações importantes de um negócio ou processo. Ele ajuda a organizar dados e métricas que serão levadas em consideração na hora de tomar decisões. Essa capacidade é interessante para muitas profissões, mas é especialmente utilizada por profissionais de TI e em gestão empresarial.

No Excel, o primeiro passo para criar dashboard é montar uma planilha com os dados que se deseja exibir no painel de controle. Depois é preciso selecioná-la, ir no menu "Inserir" e selecionar "Tabela dinâmica".

Selecione dois campos e crie a tabela dinâmica, repetindo o processo com campos diferentes para formar diversas tabelas. O passo seguinte é montar gráficos dinâmicos com as tabelas montadas. Ao final, você terá um painel repleto de informações organizadas de maneira muito mais intuitiva do que na planilha original.

3 de 8 Excel permite que usuários criem dashboard para organizar dados — Foto: Reprodução/Giovanna Adelle

Excel permite que usuários criem dashboard para organizar dados — Foto: Reprodução/Giovanna Adelle

2. Gráficos

A criação de gráficos é outra solução visual para organizar os dados. Eles são usados por uma quantidade enorme de profissionais, tais como gestores, contadores, trabalhadores de TI, recursos humanos, entre outros. A função também é muito útil para alunos e professores, bem como para qualquer um que deseje fazer apresentações.

O Excel conta com uma variedade imensa de tipos de gráficos, como os de pizza, barra, linha, coluna, área, radar, entre outros. Para gerar um gráfico, basta selecionar a tabela com a base de dados, clicar no menu "Inserir" e selecionar o modelo preferido. Cada tipo ainda pode ser personalizado com cores, estilos, fontes, alinhamentos e design ao gosto do usuário.

4 de 8 Excel básico: gráfico de pizza produzido no editor da Microsoft — Foto: Reprodução/Raquel Freire

Excel básico: gráfico de pizza produzido no editor da Microsoft — Foto: Reprodução/Raquel Freire

3. VPL

O Excel permite calcular o Valor Presente Líquido (VPL), conta usada por investidores para descobrir o ganho real de uma aplicação. O cálculo é necessário tanto para investidores individuais quanto para empreendedores que desejem aumentar o patrimônio de sua empresa.

O editor de planilhas da Microsoft conta com a função VPL. A fórmula é "=vpl(taxa;valor)", sem aspas, e deve ser digitada em uma célula em branco. Caso exista mais de um período, ele deve ser adicionado em sequência.

5 de 8 Excel tem fórmula para cálculo do VPL — Foto: Reprodução/Helito Beggiora

Excel tem fórmula para cálculo do VPL — Foto: Reprodução/Helito Beggiora

4. Tabela dinâmica

As tabelas dinâmicas do Excel sintetizam dados de tabelas muito grandes, facilitando a análise das informações. Elas são atualizadas automaticamente quando os valores da tabela original são alterados, mantendo as informações sempre corretas. Essas características tornam o recurso interessante para cargos que lidam com grande volume de informações, como gestores de departamento pessoal, profissionais de marketing, desenvolvedores, etc.

Após selecionar uma tabela simples, entre em "Inserir" e escolha "Tabela dinâmica". Conforme descrito na criação de dashboards, você pode criar várias tabelas dinâmicas usando diferentes campos da mesma tabela original. Elas podem ser inseridas na mesma planilha da original ou em uma nova — a atualização automática vai funcionar do mesmo jeito.

6 de 8 Como fazer uma tabela dinâmica no Excel? Procedimento pode ser realizado facilmente — Foto: Reprodução/Helito Bijora

Como fazer uma tabela dinâmica no Excel? Procedimento pode ser realizado facilmente — Foto: Reprodução/Helito Bijora

5. Formatação condicional

A formatação condicional serve para destacar células com base em certos valores ou parâmetros. Por exemplo: você quer visualizar rapidamente em quais meses gastou mais de R$ 1 mil no supermercado. Para isso, basta pegar a planilha do orçamento doméstico e aplicar a formatação condicional para que o Excel coloque em vermelho as células maiores que essa quantia.

O recurso, que pode ser usado por praticamente todos os profissionais que trabalhem atrás da tela do computador, fica dentro de "Página Inicial". Selecione a tabela e clique sobre o menu para visualizar a ferramenta. O Excel oferece um atalho para os modelos mais populares, mas você pode editar a formatação condicional indo em "Mais regras" para criar suas próprias normas.

7 de 8 Como mexer no Excel? Aplicação de formatação condicional no editor de programas — Foto: Reprodução/Raquel Freire

Como mexer no Excel? Aplicação de formatação condicional no editor de programas — Foto: Reprodução/Raquel Freire

6. PROCV

A função PROCV do Excel permite localizar dados em linhas de uma tabela ou de um intervalo. Ela executa uma busca vertical — ou seja, ao longo de uma coluna — baseando-se em um determinado valor e oferecendo como resposta outros dados da linha correspondente, onde foi encontrado o valor procurado. Dessa forma, ela interliga tabelas diferentes, evitando a duplicidade de dados e erros de digitação.

Sua fórmula é "=PROCV(valor_procurado;matriz_tabela;num_índice_coluna;[procurar_intervalo])", sem aspas. Nessa sequência, "valor_procurado" é o que você deseja encontrar; "matriz_tabela" é o intervalo onde a função vai realizar a busca; "num_índice_coluna" é o número da coluna onde será exibida a resposta; e "procurar_intervalo", de preenchimento opcional, permite que o usuário defina se quer que a PROCV localize uma correspondência exata ou aproximada.

Para aplicar a função, é necessário ter pelo menos duas tabelas de dados. O passo a passo detalhado para dominar a PROCV pode ser seguido neste tutorial.

8 de 8 Fórmula Excel: tabela exibe a informação encontrada pela função PROCV — Foto: Reprodução/Edivaldo Brito

Fórmula Excel: tabela exibe a informação encontrada pela função PROCV — Foto: Reprodução/Edivaldo Brito

Como excluir todas as linhas em branco no Excel de uma vez

O que você está lendo é [Excel: seis funções que você precisa conhecer para usar no trabalho].Se você quiser saber mais detalhes, leia outros artigos deste site.