O que é kanban? Veja 6 dicas para aplicar a metodologia ágil no Trello

É possível aplicar o método kanban no Trello, ferramenta de gestão de projetos gratuita disponível na versão web e para celulares Android e iPhone (iOS). A metodologia permite, a partir da criação de quadros com listas de tarefas a fazer, em andamento e concluídas, acompanhar o andamento de projetos de forma visual. Assim, fica mais fácil identificar gargalos na produção e otimizar o fluxo de trabalho. Usuários do Trello têm à disposição uma série de recursos para aplicar o kanban na prática. Entre eles estão a criação de quadros, listas e cartões personalizados conforme as características do seu projeto.

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Além disso, é possível adicionar membros ao quadro, compartilhando um mesmo projeto com diferentes pessoas, e personalizar cada tarefa com etiquetas e . Essas funções fazem do Trello ideal para gerenciar desde o fluxo de trabalho de equipes em empresas até projetos pessoais, como a organização de viagens. Nas linhas a seguir, saiba mais sobre o método kanban e veja seis dicas para aplicá-lo no Trello.

1 de 7 Confira o que é a metodologia kanban e veja como aplicá-la no Trello — Foto: Reprodução/wocintechchat/Unsplash

Confira o que é a metodologia kanban e veja como aplicá-la no Trello — Foto: Reprodução/wocintechchat/Unsplash

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Como funciona o kanban na prática?

Kanban é uma metodologia de gestão que permite acompanhar visualmente o andamento de um projeto ou tarefa. Com esse método, é possível visualizar quais atividades ainda precisam ser iniciadas, quais estão sendo feitas e o que já foi concluído. A dinâmica otimiza o fluxo de trabalho e possibilita que diferentes pessoas tenham ciência do andamento dos projetos de forma mais prática.

Em resumo, a metodologia kanban funciona assim: você cria cartões para cada tarefa a ser feita e, conforme as atividades avançam, move os cards para as próximas colunas. Tarefas não iniciadas podem constar da coluna "Para fazer"; as que estão em produção, da coluna "Em andamento"; as que foram concluídas, da coluna "Concluídas". O nome das colunas pode ser personalizado de acordo com as necessidades do trabalhador ou características do projeto.

O método foi desenvolvido pela Toyota na década de 1950 com o objetivo de melhorar a produção de veículos a partir de um sistema prático, visual e simplificado — e, com isso, aumentar a produtividade da empresa.

Como aplicar o método kanban no Trello?

O Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que permite organizar o trabalho de forma visual e eficaz. Como a organização da plataforma se baseia em listas, quadros e cartões, a estrutura da plataforma é ideal para a aplicação do método kanban. A seguir, veja algumas dicas de como aplicar o método de forma prática por meio do Trello.

1. Crie um quadro (board)

O primeiro passo para para utilizar a metodologia kanban no Trello é criar um quadro na plataforma. Para isso, clique em "Quadros", no cantor superior esquerdo do site, para ser direcionado à página de templates. O site oferece diversos tipos de modelos, e você pode escolher o que melhor atende às suas necessidades. Neste exemplos, selecionamos a opção "Kanban Quadro Modelo".

2 de 7 Modelo de quadro kanban oferecido pelo Trello — Foto: Reprodução/Gabriel Pereira

Modelo de quadro kanban oferecido pelo Trello — Foto: Reprodução/Gabriel Pereira

2. Crie listas para o seu fluxo de trabalho

Depois de criar o seu quadro kanban online, o próximo passo é utilizar as listas (ou colunas) que já acompanham o template do Trello ou adicionar novas listas com base nas suas necessidades. Para criar uma nova coluna, é preciso mover o cursor até o final da página e selecionar a opção “Adicionar outra lista”. Para aplicar o método kanban, é preciso que o usuário tenha, pelo menos, três listas: “A fazer”, “Em andamento” e “Concluído”. Você também pode criar outras colunas para representar diferentes etapas do andamento do seu projeto.

3 de 7 Principais colunas da metodologia kanban no Trello — Foto: Reprodução/Gabriel Pereira

Principais colunas da metodologia kanban no Trello — Foto: Reprodução/Gabriel Pereira

3. Adicione tarefas (cards) à sua lista

Em seguida, é o momento de criar criar cartões para cada tarefa e posicioná-los conforme o andamento da atividade. Se a sua equipe precisar desenvolver uma campanha de marketing, por exemplo, é possível produzir cards para diferentes etapas: definir briefing e orçamento com cliente, publicar anúncios, monitorar resultados, entre outros. A criação dos cartões é intuitiva, bastando clicar na opção “Adicionar um cartão” e depois definir o título da tarefa. Por fim, é preciso clicar novamente em "Adicionar um cartão" para confirmar a ação.

4 de 7 Trello permite que o usuário adicione quantos cartões achar necessário ao quadro Kanban — Foto: Reprodução/Gabriel Pereira

Trello permite que o usuário adicione quantos cartões achar necessário ao quadro Kanban — Foto: Reprodução/Gabriel Pereira

4. Personalize as suas tarefas

O Trello disponibiliza diferentes recursos para facilitar a personalização de cada tarefa. No campo de descrição, é possível descrever a atividade a ser executada com todas as informações necessárias para realizá-la. Depois de finalizar a descrição, clique em “Salvar”. Em seguida, no campo “Datas”, o Trello permite atribuir o prazo final para execução da atividade. Para isso, basta definir o dia e o horário e selecionar "Salvar".

Para garantir que nenhum detalhe da tarefa seja esquecido, é possível criar uma com todos os passos que devem ser seguidos. Conforme as tarefas forem cumpridas, o usuário pode marcar o e, automaticamente, o Trello indicará a porcentagem do andamento. No ícone de “@”, há a possibilidade de mencionar outros usuários da plataforma para tirar dúvidas ou avisá-los de algum ocorrido. No campo de anexos, o usuário ainda pode incluir arquivos de diferentes plataformas, como o Google Drive, ou importá-los diretamente do computador.

5 de 7 Tarefa com etiqueta "Importante" criada por meio do Trello — Foto: Reprodução/Gabriel Pereira

Tarefa com etiqueta "Importante" criada por meio do Trello — Foto: Reprodução/Gabriel Pereira

Por fim, é possível adicionar etiquetas para classificar e priorizar o trabalho no Trello. Esse recurso aproveita o aspecto visual das cores para facilitar a separação das atividades. Além disso, as etiquetas também podem ser usadas para categorizar os cards por estágio ou por prioridade, o que facilita ainda mais o trabalho em equipe.

5. Adicione pessoas à tarefa

Também é possível adicionar pessoas para colaborar em seu quadro kanban. Para incluir alguém, o usuário deve buscar o botão “Compartilhar”, na barra superior da página, e informar o e-mail ou o nome de usuário do Trello que deseja adicionar ao . Ainda é possível gerar um link de convite e enviá-lo manualmente por meio das redes sociais. Depois de inserir o usuário no quadro, é possível marcá-lo nos cards e atribuir tarefas a ele clicando na opção "Membros" e, depois, em sua foto.

6 de 7 Trello permite que o usuário adicione facilmente outras pessoas ao quadro kanban — Foto: Reprdoução/Gabriel Pereira

Trello permite que o usuário adicione facilmente outras pessoas ao quadro kanban — Foto: Reprdoução/Gabriel Pereira

6. Mova os cards pelas colunas

Por fim, é possível movimentar os cartões entre as listas à medida que a tarefa é executada. Qualquer membro da equipe pode mover os cards entre as colunas, bastando clicar sobre eles e arrastar para o local desejado. Quando o cartão não for mais necessário, é possível arquivá-lo ao clicar no lápis presente à esquerda e selecionar a opção “Arquivar”.

7 de 7 Trello permite mover facilmente os cartões arrastando-os pelas colunas — Foto: Reprodução/Gabriel Pereira

Trello permite mover facilmente os cartões arrastando-os pelas colunas — Foto: Reprodução/Gabriel Pereira

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