Opinião: Tentativas de fraude na faturação eletrónica: podemos travá-las?

A pandemia acentuou o crescimento do cibercrime, o que aumentou o risco de fraude associado à faturação eletrónica. Eugénio Veiga explica que existem várias formas de garantir a autenticidade e a legitimidade das faturas eletrónicas e uma delas é a aposição de uma certificação eletrónica

💥️Por Eugénio Veiga (*)  

Há que reconhecer que nos encontramos num momento de rápida evolução, em que o mundo rema incessantemente em direção à digitalização e à transparência. E isto é um ponto positivo para todos, na medida em que a tecnologia é fundamental para qualquer contexto.

No mundo dos negócios, já não é novidade que a tecnologia é uma aliado-chave para manter a competitividade das empresas e que a transição para a fatura eletrónica deve ser parte integrante da estratégia de transformação digital das organizações. A faturação eletrónica é uma inovação da digitalização que traz imensos benefícios a todo o tipo de empresas privadas e públicas, que é inclusive um requisito obrigatório para a faturação nos contratos públicos.

Obrigatoriedades à parte, a faturação eletrónica é um meio de agilizar os processos de recebimento e envio dos documentos fiscais e, consequentemente, de reduzir os respetivos prazos de pagamento. Mais ainda, a faturação eletrónica implica menores custos operacionais em papel, impressão e envios por correio, além de contribuir para a redução da pegada ambiental das empresas.

No entanto, a pandemia acentuou o crescimento do cibercrime, o que aumentou o risco de fraude associado à faturação eletrónica. Algumas das formas mais comuns incluem o phishing, um tipo de fraude em que os autores do crime se fazem passar por uma entidade legítima (como um banco ou uma empresa) e enviam e-mails falsos a solicitar informações pessoais ou financeiras dos destinatários. Estes podem, ainda, enviar faturas falsas que parecem legítimas, mas com problemas como preços inflacionados, produtos ou serviços que não foram entregues, ou emitidas por empresas fictícias. Há, ainda, perigos como a falsificação de documentos e a interceção de e-mails que contenham informações de faturação ou contas bancárias para roubar informações confidenciais. Isto leva-nos à seguinte questão: é possível travar as tentativas de fraude na faturação eletrónica?

💥️Como combater fraudes através da faturação eletrónica certificada

Para fazer face a estes atos fraudulentos, foram criados mecanismos e regras ao nível europeu, com vista à encriptação dos dados e identificação clara da origem das faturas, para garantir que os documentos fiscais transmitidos por via eletrónica são fidedignos. Em Portugal, esses mecanismos foram definidos no Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15/02 (Secção II do Capítulo III).

Existem várias formas de garantir a autenticidade e a legitimidade das faturas eletrónicas e uma delas é a aposição de uma certificação eletrónica, que pode ser uma assinatura eletrónica ou um selo eletrónico qualificado. Gerados por certificados digitais que apenas podem ser adquiridos a entidades certificadoras credenciadas, estes são meios de identificar inequivocamente a origem dos documentos fiscais, enquanto garantem a integridade dos dados presentes nesses documentos, evitando que sejam duplicados e/ou alterados.

A assinatura eletrónica qualificada identifica a pessoa responsável pela emissão do documento, enquanto o selo eletrónico identifica a respetiva empresa, mas ambos servem o mesmo propósito de, passando por um sistema criptográfico, identificar e “selar” as faturas eletrónicas.

Para garantir a segurança na faturação eletrónica, é essencial esta proteção acrescida. Por isso mesmo, o referido Decreto-Lei n.º 28/2019 instituiu a obrigatoriedade de adotar um destes mecanismos, com efeitos a partir de janeiro de 2024, após sucessivos adiamentos desde a primeira data apontada, ou um sistema de intercâmbio eletrónico de dados (EDI).

O sistema EDI é uma tecnologia que permite a troca de informação entre empresas por via digital, de forma automatizada e padronizada. Com o EDI, os documentos fiscais são transmitidos por via digital do software de uma entidade para outro de outra entidade. Este sistema é muito eficaz na prevenção de fraudes e assenta num conjunto de padrões e protocolos que garantem a segurança e integridade dos documentos. O envio é feito diretamente para o sistema do cliente e submetido a uma entidade intermediária (Broker), que faz a respetiva transferência eletrónica de dados à Autoridade Tributária, tendo, assim, muito pouca intervenção humana.

Percebemos, então, que a certificação na faturação eletrónica é um fator fundamental para garantir a segurança e a integridade dos dados e apoiar as empresas a combater as tentativas fraudes no caso das faturas e outros documentos fiscalmente relevantes. E tal só é possível com recurso a uma entidade credenciada que possa gerar o respetivo certificado eletrónico, que além dar resposta a esta necessidade específica, permite cumprir todas as obrigações legais associadas à faturação eletrónica, como as medidas já em vigor para os contratos públicos, e as previstas a partir de janeiro de 2024 para as faturas em PDF.

(*) 💥️Diretor da Unidade de Negócio Cegid Yet

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