7 truques do seu app de e-mail que vão agilizar o seu dia a dia

Apps de e-mail podem apresentar diversos recursos úteis para facilitar o dia a dia. Em serviços como Mail (iPhone), Gmail e Outlook, por exemplo, é possível definir várias configurações para aprimorar o uso das ferramentas disponíveis. Entre elas estão programar envios de mensagens ou definir gestos para excluir ou arquivar e-mails. Além disso, as plataformas também contam com funções de gerenciamento que permitem, entre outras coisas, unir várias contas em um único lugar - mesmo que tenham endereços de hospedagem diferente. Veja, a seguir, sete truques para usar aplicativos de e-mail.

1 de 7 Gmail, Outlook, Mail e outros aplicativos do tipo podem apresentar diversas ferramentas úteis para agilizar a rotina; conheça — Foto: Rodrigo Fernandes/TechTudo

Gmail, Outlook, Mail e outros aplicativos do tipo podem apresentar diversas ferramentas úteis para agilizar a rotina; conheça — Foto: Rodrigo Fernandes/TechTudo

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1. Integrar calendário do e-mail com outros apps

Integrar o calendário do e-mail com outros aplicativos permite receber alertas na caixa de entrada sobre eventos e tarefas. No Outlook, por exemplo, é possível se conectar ao Evernote e Facebook. Dessa forma, o usuário recebe lembretes de atividades importantes, além de notificações em datas de aniversários de amigos e familiares.

Outra funcionalidade do Outlook é adicionar a programação de jogos ao app. Esportes como beisebol, basquete e futebol estão na lista de competições que podem ser acompanhadas pelo calendário do e-mail.

Para gerenciar o calendário do e-mail da Microsoft, vá em 💥️“Configurações” > “Calendário” > “Notificações”. Caso queira explorar a área de programações esportivas, toque em 💥️“Configurações” > “Calendários interessantes” e selecione entre as opções disponíveis. Ao adicionar uma programação ao seu app, ela ficará salva na aba 💥️“Meus calendários”.

2 de 7 Outlook apresenta opção de configurar alertas de programas esportivos — Foto: Reprodução/Flávia Fernandes

Outlook apresenta opção de configurar alertas de programas esportivos — Foto: Reprodução/Flávia Fernandes

2. Agendar e-mails e cancelar envios

Outro truque que pode ser feito em alguns aplicativos de e-mail é a opção de agendar envios. Com a função, é possível determinar um horário específico para o destinatário receber a mensagem, o que pode ser útil em casos de diferença de fuso horário, por exemplo. Já a possibilidade de cancelar e-mails enviados também é algo que visa facilitar o dia a dia, após fazer um envio por engano.

No app Mail, para iPhone (iOS), por exemplo, é possível tanto agendar envios, quanto cancelá-los, mesmo após o despache - isto para quem tem iOS 16. Para agendamentos, basta pressionar e segurar o botão de enviar e selecionar entre as opções de horários predefinidos disponíveis. Ainda, se quiser, dá para digitar o horário e data para o envio do e-mail. Já para cancelar o encaminhamento de uma mensagem, pressione 💥️“Desfazer envio” na área inferior da tela.

No Gmail também é possível programar uma mensagem. Para isso, após digitar o texto, toque nos três pontinhos no canto superior direito e, em seguida, vá em💥️ “Programar envio”. Algumas opções de horário irão aparecer, mas também é possível personalizá-las ao tocar em 💥️“Escolher data e hora”. Caso queira desfazer um envio agendado, pressione as três barras horizontais na parte superior esquerda e vá em 💥️"Programado". Abra o e-mail e toque em💥️ "Cancelar envio".

3 de 7 Programe envios no Gmail em horários predefinidos ou personalize com data e hora específica; antes de um e-mail programado ser enviado, é possível reprogramá-lo através da opção “Enviar mais tarde”, na lista de pastas. — Foto: Reprodução/Flávia Fernandes

Programe envios no Gmail em horários predefinidos ou personalize com data e hora específica; antes de um e-mail programado ser enviado, é possível reprogramá-lo através da opção “Enviar mais tarde”, na lista de pastas. — Foto: Reprodução/Flávia Fernandes

3. Ativar o acompanhamento de e-mails

Ativar o acompanhamento de e-mails também é outra possibilidade útil. Isso porque ela permite que o app transfira uma mensagem enviada para a caixa de entrada principal. Dessa forma, o usuário é lembrado quando precisa receber a resposta de um e-mail. Essa função está disponível no Mail, que detecta mensagens que o usuário sinalizou o aguardo de uma resposta. Nesses e-mails, é possível visualizar um botão para acompanhamento.

Ao tocar na opção, o usuário é encaminhado para a interface de um e-mail em branco, já com o endereço do correio eletrônico do destinatário preenchido para agilizar o envio. O Outlook, por sua vez, também apresenta uma opção em que é possível sinalizar uma mensagem enviada, para que ela fique disponível na caixa de entrada principal. Dessa forma, o processo de acompanhamento é facilitado. Para isso, após enviar um e-mail, toque nos três pontinhos ao lado do nome do destinatário e pressione a opção 💥️“Sinalizar”.

4 de 7 Outlook permite definir um e-mail como "Sinalizado" no para manter em destaque — Foto: Reprodução/Flávia Fernandes

Outlook permite definir um e-mail como "Sinalizado" no para manter em destaque — Foto: Reprodução/Flávia Fernandes

4. Fazer busca inteligente para procurar mensagens

Buscar uma mensagem específica em meio a diversos e-mails pode ser uma tarefa complicada. Contudo, alguns aplicativos facilitam a pesquisa por meio de ferramentas de inteligência que conseguem apresentar resultados mais relevantes. É o caso do Mail e do Gmail, que oferecem suporte para alguns recursos otimizados nesse sentido.

No Mail, por exemplo, são apresentadas sugestões de pesquisas com base no conteúdo compartilhado com mais frequência. Além disso, o aplicativo também consegue realizar buscas por meio de sinônimos, e corrigir erros de digitação. Este último, porém, está disponível apenas para termos em inglês.

Já no Gmail, uma barra de pesquisas é apresentada como opção, e exibe tanto o histórico buscado anteriormente pelo usuário quanto sugestões de palavras similares ao pesquisar por algo no aplicativo.

5 de 7 Pesquisa inteligente do Gmail apresenta itens buscados recentemente e completa frases com sugestões — Foto: Reprodução/Flávia Fernandes

Pesquisa inteligente do Gmail apresenta itens buscados recentemente e completa frases com sugestões — Foto: Reprodução/Flávia Fernandes

5. Inserir lembrete para responder mais tarde;

Inserir um lembrete para responder mais tarde permite que o usuário possa receber um alerta que o lembre de responder a um e-mail após um determinado período. Dessa forma, não se torna necessário identificar uma mensagem como 💥️“Não lida” para que ela fique em destaque no aplicativo.

A função está disponível no Mail e pode ser ativada ao tocar na mensagem desejada e, em seguida, deslizá-la para a direita. Ao fazer isso, pressione💥️ “Lembrar-me”. O aplicativo apresentará as opções de horários do alerta, que pode ser entre uma hora, no período da noite ou no dia seguinte. Caso prefira especificar data e horário, toque em 💥️“Lembrar mais tarde” para personalizar a notificação.

6. Aplicar funções para deslizar (swipe)

Outra dica que facilita o uso dos aplicativos de e-mails é configurar funções para serem feitas com deslizar de dedos (swipe). Com ele, dá para realizar ações como excluir, arquivar ou marcar como lida apenas ao deslizar o dedo sobre um e-mail. No Mail, a funcionalidade pode ser explorada nas configurações do iPhone em💥️ “Ajustes” > “Mail” > “Opções de deslize”. Depois, selecione💥️ “Deslizar para a direita” ou💥️ “Deslizar para a esquerda” para escolher como cada ação se comporta no aplicativo.

Já no Gmail, vá diretamente no app e toque em💥️ “Configurações” > “Configurações gerais” > “Recurso deslizar”. Nessa área, é possível alterar o que o aplicativo realiza quando é deslizado para a direita ou esquerda. É possível selecionar entre 💥️“Arquivar”, 💥️“Excluir”, 💥️“Marcar como lida/não lida”, 💥️“Mover para”, 💥️“Adiar” e 💥️“Nenhum”.

O Outlook também oferece o mesmo recurso em💥️ “Configurações” > “Opções de deslize”. Por padrão, ao puxar a tela para baixo, a caixa de entrada é atualizada tanto no Mail quanto no Gmail e Outlook.

6 de 7 Swipe disponível em Gmail permite selecionar rapidamente o que acontece com uma mensagem — Foto: Reprodução/Flávia Fernandes

Swipe disponível em Gmail permite selecionar rapidamente o que acontece com uma mensagem — Foto: Reprodução/Flávia Fernandes

7. Explorar outros tipos de caixa de entrada

Também dá para organizar e-mails conforme seus conteúdos. No Mail, por exemplo, é possível selecionar que o app categorize as mensagens entre e-mails recebidos💥️ “Hoje”, uma pasta que exibe apenas as mensagens do dia, e 💥️“Anexos”, que lista todos os e-mails com PDF’s, arquivos, imagens, etc. Para ativar a função, vá em 💥️“Caixas de entrada” no canto superior esquerdo. Em seguida, pressione💥️ “Editar”. Depois, ative as caixas de entrada inteligentes. Para reordená-las, basta pressionar e arrastar o ícone de três linhas para cima ou para baixo. Então, pressione💥️ “Concluído” para inseri-las ao app.

Outra maneira de personalizar a caixa de entrada é concentrar todas as suas contas de e-mail em apenas um aplicativo, mesmo que os endereços de hospedagem sejam diferentes. Nesse sentido, é possível, por exemplo, visualizar mensagens do Gmail no app do Mail - o que encerra a necessidade de ter que trocar de aplicativo toda vez que precisar checar uma conta diferente.

Para adicionar novas contas no Mail, vá em 💥️“Configurações do iPhone” > “Mail” > “Contas” > “Adicionar conta”. No correio eletrônico da Google, toque na foto de perfil, no canto superior esquerdo, e, em seguida, em 💥️“Adicionar outra conta”. Já no Outlook, a funcionalidade pode ser gerenciada em💥️ “Configurações” > “Adicionar conta de e-mail”.

7 de 7 Sincronize diversas contas no Gmail para melhor gerenciamento de e-mails — Foto: Reprodução/Flávia Fernandes

Sincronize diversas contas no Gmail para melhor gerenciamento de e-mails — Foto: Reprodução/Flávia Fernandes

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