Como tornar as reuniões de trabalho mais suportáveis?
As reuniões de trabalho, às vezes, podem ser incrivelmente poderosas.
Como aquela que teve a cientista-chefe da Microsoft, Jaime Teevan, alguns anos atrás, com seu diretor-executivo Satya Nadella e o fundador da OpenAI, empresa líder em inteligência artificial, Sam Altman.
O impacto daquela reunião sobre Teevan foi tão profundo que ela entrou no seu carro em seguida e soltou um grito, eufórica com as possibilidades apresentadas pela IA.
"Eu nunca havia feito aquilo antes, mas a emoção era simplesmente grande demais", ela conta.
A reunião foi uma demonstração do potencial do chatbot de IA da OpenAI, o agora popular ChatGPT. Ela convenceu Teevan de que a inteligência artificial poderia estar prestes a transformar muitas coisas —incluindo as reuniões profissionais.
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"Historicamente, a computação sempre nos ajudou muito a aumentar a eficiência do trabalho monótono", ela conta. "Mas ter algo que possa ajudar a lançar um conjunto de ideias e poder refletir sobre elas realmente parece trazer uma qualidade diferente, como uma oportunidade real."
Teevan irá se lembrar por muito tempo daquela reunião de trabalho. Mas, para a maioria de nós, esses encontros com os colegas podem ser muito cansativos.
Elon Musk disse certa vez que "o excesso de reuniões é o flagelo das grandes empresas e quase sempre aumenta ao longo do tempo". E poucas pessoas discordam dessa afirmação.
Um estudo global concluiu que 72% das reuniões são ineficazes. E a nossa atividade cerebral cai durante as reuniões pelo Zoom, segundo um relatório de pesquisadores da Universidade Yale, nos Estados Unidos, e do University College de Londres.
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Ainda como resultado da pandemia de Covid-19, muitas empresas e organizações foram forçadas a transferir suas reuniões para o ambiente online em 2023, com todos se sentando em frente às câmeras. E, gostássemos delas ou não, as reuniões por vídeo vieram para ficar, por aplicativos como o Zoom, Microsoft Teams e Google Meet.
Teevan afirma que essa mudança foi "providencial" porque "criou a oportunidade para que a IA trouxesse impactos [positivos] sobre as nossas reuniões".
Os três grandes provedores de tecnologia de reuniões por vídeo certamente acreditam nisso –e todos eles, agora, oferecem assistentes gerados por IA. O Zoom tem o AI Companion, o Teams tem o Copilot e o Meet, o Duet AI.
Suas funções vêm se expandindo rapidamente e já incluem a transcrição da reunião por IA, sugestões de perguntas que você pode desejar fazer, resumo da reunião em tópicos, lembretes de quem mais está presente e até mesmo, no caso do Meet, sua IA pode comparecer a uma reunião online no seu lugar.
Husayn Kassai é o fundador da startup Quench.AI, com sede em Londres. Ela produz software de treinamento assistido por IA.
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Ele prevê que, no futuro, "todos no mercado de trabalho serão acompanhados por algum tipo de coach de IA" nas reuniões.
"As reuniões serão muito mais produtivas, pois iremos comparecer a elas muito mais informados e capazes de fazer julgamentos úteis e mais valiosos", segundo Kassai.
Para ele, os profissionais irão utilizar a IA "para ajudá-los a conseguir orientações e oferecer o detalhamento das informações".
Como resultado, ele afirma que as reuniões irão começar a ser produtivas, ao contrário de agora, pois "as pessoas não estão discutindo coisas importantes porque não estão preparadas".
Kassai também prevê que a IA irá agir como uma espécie de moderador, oferecendo feedback após a reunião e, talvez, até indicando pontos que os seres humanos na sala não consigam demonstrar.
"Quando você tem um idiota na sala de reuniões que se inflama no seu discurso e outro que não fala muito... a IA poderá fazer observações como 'participante n° 3, você falou apenas 2% do tempo e, na próxima vez, você precisa falar 20% do tempo'", explica Kassai.
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Teevan afirma que o Copilot já traz "impactos bastante significativos" para as reuniões em vídeo. "As pessoas conseguem resumir reuniões quatro vezes mais rápido", segundo ela.
Mas diversos relatórios indicaram no ano passado que a inteligência artificial não é à prova de falhas. Ela pode cometer erros – as chamadas "alucinações".
Em resposta ao velho provérbio do setor de informática "lixo entra, lixo sai" (garbage in, garbage out, em inglês), Teevan afirma que, atualmente, a Microsoft trabalha muito para fazer com que os prompts (instruções) de IA do Copilot tenham a melhor qualidade possível.
Os prompts de IA designam as respostas fornecidas pela inteligência artificial às perguntas do usuário. Para que essas respostas sejam as melhores possíveis, a IA precisa aprender com a maior rapidez possível quem é o usuário, qual o seu trabalho e quais respostas serão provavelmente preferidas.
"Uma das minhas formas mais comuns de uso da IA é perguntar quais questões devo fazer em uma reunião", conta Teevan. E ela explica que, para conseguir as respostas corretas, a IA precisa "entender que sou cientista pesquisadora e executiva da Microsoft".
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A psicóloga empresarial Jess Baker afirma que é fácil entender por que tantas pessoas não gostam de reuniões de trabalho.
"Os dados e a nossa experiência indicam que a maioria das reuniões consome tempo e é ineficiente", segundo ela.
Baker também não está "convencida de que o nível geral de frustração vá desaparecer completamente" com a inteligência artificial.
"Acho que podemos continuar frustrados com as reuniões, mas por razões diferentes – por exemplo, demonstrando irritação com a pessoa A, que nunca aparece na reunião da segunda-feira de manhã, mas pede que a ferramenta de IA compareça no seu lugar."
"Ou a frustração com a pessoa que aparece atrasada em todas as reuniões e usa a ferramenta de IA para se atualizar sobre o que perdeu até ali", prossegue Baker. "Posso antever como isso poderá resultar em aumento do ressentimento e da desconfiança entre os colegas."
Mas Jaime Teevan está convencida de que a IA irá ajudar a melhorar as reuniões.
"Ela pode ajudar as pessoas a se sentirem menos sobrecarregadas, pode ajudá-las a começar e verificar os itens da sua lista. E pode ajudar a gerar ideias, observar as coisas de novas formas e conseguir apoio."
Este texto foi publicado originalmente aqui.
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