Zoom: 12 funções pouco conhecidas do programa para videoconferência

O Zoom é um programa de videoconferência que vem sendo muito usado durante a quarentena do coronavírus. Seja para conversar com amigos ou fazer reuniões no home office, o software se destaca por ser fácil de usar e permitir fazer videochamadas de graça com até 100 pessoas ao mesmo tempo, por 40 minutos. Por outro lado, foi alvo de uma polêmica que envolveu várias possíveis brechas de segurança. A empresa explicou que vem trabalhando para corrigir as vulnerabilidades e que as pessoas podem continuar usando o serviço. Enquanto isso, especialistas recomendam a ferramenta apenas para uso doméstico ou para reuniões que não tratem de temas sensíveis ou confidenciais.

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O programa oferece um pacote completo de funções, como criação de salas com link, moderação de participantes, compartilhamento de tela e quadro branco. No entanto, algumas delas não são conhecidas da maioria do público. Veja, a seguir, 12 recursos pouco conhecidos do Zoom que podem te ajudar a ter melhor produtividade e, até mesmo, segurança no uso do programa.

1 de 13 Zoom Meetings é alternativa grátis para reuniões online com até 100 pessoas — Foto: Paulo Alves/TechTudo

Zoom Meetings é alternativa grátis para reuniões online com até 100 pessoas — Foto: Paulo Alves/TechTudo

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1. Reunião com senha

As reuniões padrões do Zoom não têm senha e podem ficar expostas a invasores. Para se proteger, o indicado é agendar uma videoconferência e habilitar a entrada com senha. Dessa maneira só terá acesso à sala quem foi realmente convidado, reduzindo o risco de pessoas não autorizadas bisbilhotarem uma conversa privada. Quando o recurso é habilitado, o link da reunião ganha um código a mais e quem prefere acessar por ID deve digitar a senha manualmente.

2 de 13 Habilite a senha no agendamento da reunião — Foto: Reprodução/Paulo Alves

Habilite a senha no agendamento da reunião — Foto: Reprodução/Paulo Alves

2. Sala de espera

A Sala de Espera é outra função que evita a entrada de pessoas não autorizadas em uma reunião. Quando ativado, o recurso coloca os convidados que vão entrando na sessão em um ambiente controlado, sem a possibilidade de conversar ou ligar câmera e microfone. Antes de começar a conferência, o anfitrião pode revisar os nomes dos contatos e aprovar as entradas de cada um. Dessa maneira, é possível também permitir a entrada dos participantes antes do anfitrião sem correr o risco de que as pessoas conversem entre si sem monitoramento.

3 de 13 Ative a sala de espera para ter mais controle sobre quem poderá participar da reunião — Foto: Reprodução/Paulo Alves

Ative a sala de espera para ter mais controle sobre quem poderá participar da reunião — Foto: Reprodução/Paulo Alves

3. Reuniões frequentes

Equipes que realizam videoconferências com frequência ou que precisam estar conectadas o tempo todo podem criar uma sala fixa no Zoom. Para isso, basta agendar uma reunião e marcar a caixa “Reunião recorrente”. O programa irá criar uma sessão com um ID permanente que pode ser compartilhado com a equipe para se conectar a qualquer tempo, sem perigo de mudar o link de convite. O recurso pode ser útil especialmente para duas pessoas que precisam estar online durante boa parte do dia, já que o limite de 40 minutos só vale para conferências com a partir de três membros.

4 de 13 Crie uma reunião recorrente para ter uma sala com ID fixo — Foto: Reprodução/Paulo Alves

Crie uma reunião recorrente para ter uma sala com ID fixo — Foto: Reprodução/Paulo Alves

4. Criação de canais

O Zoom permite criar grupos para conversar por texto e trocar arquivos fora de reuniões, além de iniciar chamadas com diversas pessoas em um clique. Para usar o recurso, é preciso primeiro adicionar contatos na agenda: vá até a aba “Contatos” e clique no botão de mais, ao lado, para incluir contatos por e-mail ou copiar um link de convite e distribuir no WhatsApp. Depois, acesse o submenu “Canais”, crie um grupo e adicione as pessoas para criar um chat que pode ficar ativo mesmo depois da reunião. A função é útil, por exemplo, para professores que precisam organizar alunos por turmas.

5 de 13 Canal do Zoom permite conversar com contatos fora da reunião — Foto: Reprodução/Paulo Alves

Canal do Zoom permite conversar com contatos fora da reunião — Foto: Reprodução/Paulo Alves

5. Salas simultâneas

A função Salas Simultâneas é outra que pode ser de grande ajuda para professores. Com ela, o anfitrião pode separar os participantes de uma aula online em subgrupos, cada um com suas próprias videochamadas. É possível escolher a quantidade de grupos ou de participantes, reorganizar os membros manualmente e estipular um tempo para que os grupos sejam desfeitos e todos voltem juntos para a videoconferência principal.

Para usar a função, é preciso antes ativá-la nas configurações de reunião na conta do Zoom pela web. A mudança habilitará o botão “Salas simultâneas” na barra inferior do programa.

6 de 13 Use a função de Salas de Espera para separar participantes em grupos — Foto: Reprodução/Paulo Alves

Use a função de Salas de Espera para separar participantes em grupos — Foto: Reprodução/Paulo Alves

6. Entrada na reunião em silêncio

É possível silenciar o microfone antes de entrar na reunião para não atrapalhar uma apresentação em curso. O anfitrião pode abrir o painel de participantes e clicar no botão “Desativar som dos participantes ao entrar”. O próprio usuário também pode desabilitar o seu microfone por padrão para todas as reuniões: para tanto, é preciso acessar as configurações, ir até o menu de áudio e desmarcar a opção que diz “Incluir áudio do computador automaticamente ao ingressar em uma reunião”.

7 de 13 Silencie os membros da reunião antes da entrada — Foto: Reprodução/Paulo Alves

Silencie os membros da reunião antes da entrada — Foto: Reprodução/Paulo Alves

7. Cenários virtuais

O Zoom tem um recurso interessante de substituição de fundo que pode ser útil para quem precisa esconder a bagunça de casa ao fazer chamada de vídeo no home office. Trata-se da função “Plano de fundo virtual”, disponível nas configurações. É possível usar imagens estáticas ou baixar pacotes de cenários em vídeo, como praia ou floresta. A simulação funciona melhor quando o usuário tem uma parede de cor sólida atrás, de preferência verde.

8 de 13 Troque de plano de fundo para disfarçar a bagunça na casa durante uma videochamada — Foto: Reprodução/Paulo Alves

Troque de plano de fundo para disfarçar a bagunça na casa durante uma videochamada — Foto: Reprodução/Paulo Alves

8. Compartilhamento de vídeo

O Zoom tem um modo de compartilhamento de tela ideal para assistir a vídeos em grupo. Ao compartilhar, é importante clicar na opção “Otimize para videoclipe em tela cheia” antes de transmitir a imagem do navegador com o YouTube ou um player de vídeo comum. Ao habilitar o recurso, o programa garante reprodução de imagem sem distorções e com sincronia do áudio para todos os participantes.

9 de 13 Ative a otimização para transmitir vídeos em uma reunião — Foto: Reprodução/Paulo Alves

Ative a otimização para transmitir vídeos em uma reunião — Foto: Reprodução/Paulo Alves

9. Anotações em grupo

O Quadro Branco não é a única ferramenta de desenho do Zoom. O programa permite fazer anotações em qualquer arquivo compartilhado online, seja a tela do computador inteira ou um documento armazenado em serviços na nuvem. Para usar o recurso, o usuário deve clicar no botão “Anotar” na barra de ferramentas e usar caneta, pincel, formas, texto e outras opções de edição disponíveis. Todos os participantes podem ver o resultado e até contribuir, se o anfitrião permitir. Ao final, basta clicar em “Salvar” para guardar o resultado em formato .png no computador.

10 de 13 Zoom permite usar função de compartilhamento para anotar em qualquer lugar — Foto: Reprodução/Paulo Alves

Zoom permite usar função de compartilhamento para anotar em qualquer lugar — Foto: Reprodução/Paulo Alves

10. Suporte remoto

O Zoom pode funcionar também como uma alternativa a softwares de acesso remoto, como TeamViewer ou AnyDesk. Durante uma reunião, o anfitrião pode solicitar acesso aos computadores dos participantes para ajudar em uma determinada tarefa, desde que eles estejam utilizando uma versão atualizada do aplicativo no desktop – o recurso não funciona no celular. No entanto, assim como nas Salas Simultâneas, é preciso ativar o recurso nas configurações da conta.

11 de 13 Acesse computadores de outras pessoas remotamente pelo Zoom — Foto: Reprodução/Paulo Alves

Acesse computadores de outras pessoas remotamente pelo Zoom — Foto: Reprodução/Paulo Alves

11. Gravação

O Zoom permite gravar qualquer reunião de graça e salvar o arquivo no computador. Ao iniciar a conferência, clique em gravar no rodapé da janela para iniciar. É possível pausar e retomar a gravação a qualquer momento, interromper manualmente ou de forma automática ao finalizar a sessão. Ao final, o programa gera arquivos de vídeo ou somente áudio que podem ser consultados depois. O anfitrião pode também decidir se permite ou não que os participantes gravem o conteúdo, a depender do nível de sigilo desejado.

12 de 13 Grave reuniões em vídeo para assistir depois — Foto: Reprodução/Paulo Alves

Grave reuniões em vídeo para assistir depois — Foto: Reprodução/Paulo Alves

12. Atalhos do teclado

O Zoom tem suporte a diversos atalhos de teclado para agilizar tarefas. Com Alt+V ou Alt+A, é possível controlar o vídeo e o microfone rapidamente, enquanto o comando Alt+M permite silenciar todos os participantes ao mesmo tempo, com exceção do anfitrião. Com Alt+Y, é possível levantar a mão para sinalizar que deseja falar, e com Ctrl+2 é possível ler rapidamente o nome de quem está falando no momento.

Por padrão, os comandos só funcionam quando o Zoom está aberto em primeiro plano, mas é possível habilitá-los como atalhos globais do sistema para que funcionem sem chance de erro. Eles podem ser acessados no menu “Atalhos do teclado” nas configurações.

13 de 13 Acesse a lista de atalhos do Zoom no computador — Foto: Reprodução/Paulo Alves

Acesse a lista de atalhos do Zoom no computador — Foto: Reprodução/Paulo Alves

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