Como usar o Notion? 5 dicas para aproveitar o aplicativo de organização

O Notion é um aplicativo gratuito de organização e personalização de tarefas, compatível com iPhone (iOS) e Android. Ele pode ser usado como um app de otimização da rotina diária, já que permite fazer anotações e listas de atividades cotidianas. Funciona de maneira similar aos populares Google Agenda e Evernote. Além disso, o aplicativo também é interessante para empresas, já que possibilita desenvolver documentos integrados em equipe, com comentários e menção a usuários. A seguir, veja cinco dicas para aproveitar todos os recursos do Notion.

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1 de 6 Conheça 5 truques para facilitar o uso do app Notion — Foto: Reprodução/Luiza Loubak

Conheça 5 truques para facilitar o uso do app Notion — Foto: Reprodução/Luiza Loubak

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1. Compartilhar páginas com outras pessoas

Uma das principais funcionalidades do Notion é o compartilhamento de documentos com amigos, conhecidos e colegas de trabalho. Ao divulgar o link da página, qualquer usuário poderá visualizar suas criações. Além disso, ainda é possível alterar as limitações deste link, fazendo com que qualquer um possa editar, comentar ou ainda duplicar a sua página. Desse modo, seu documento pode ser encontrado de maneira mais simples.

Existem várias maneiras diferentes de compartilhar as páginas e os bancos de dados produzidos no Notion. Você pode dividi-los com pessoas de dentro e fora do seu espaço de trabalho. Para isso, é necessário tocar no ícone de compartilhamento, disponível ao lado dos três pontinhos no canto superior direito da tela.

2 de 6 Compartilhe páginas com outras pessoas — Foto: Reprodução/Luiza Loubak

Compartilhe páginas com outras pessoas — Foto: Reprodução/Luiza Loubak

2. Customizar a aparência das páginas

Um outro recurso bacana do Notion é permitir que o usuário construa um ambiente próprio, adaptável às suas próprias necessidades. Nesse sentido, a plataforma oferece ferramentas simples para customização. Cada página editável no app é chamada de block. É possível transformá-las em listas de tarefas, blocos de anotação, planilhas ou ainda documentos de texto. Além disso, o usuário também consegue inserir fotos, tabelas, quadros de atividades e incorporar códigos de HTML aos arquivos.

As páginas permitem personalização de cores, capa, ícones e ainda outras funções. Vale dizer que, como em qualquer documento, é possível organizar o Notion por meio de títulos em diferentes níveis, imagens, listas numeradas e ainda outros formatos. Para isso, digite uma barra (/) logo na primeira linha e veja quais são as opções para edição disponíveis.

3 de 6 Customize a aparência das páginas com Notion — Foto: Reprodução: Luiza Loubak

Customize a aparência das páginas com Notion — Foto: Reprodução: Luiza Loubak

3. Integrar o Notion ao Google Drive

O Notion tornou a incorporação e a conexão de diferentes ferramentas e mídias uma tarefa simples, principalmente no caso do Google Drive. Essa é uma função muito válida, já que integrar o Notion ao Drive permite ao usuário fácil acesso aos documentos trabalhados com mais frequência. Além disso, preserva o controle de versão nos "wikis" (link para o documento exato que o administrador deseja que sua equipe use), possibilitando o compartilhamento de vários documentos de uma vez.

Para executar a função, vá para o menu à esquerda no Notion e toque em "Configurações e membros". Depois, pressione "Meus aplicativos conectados" e conecte-se ao Drive. Feito isso, aparecerão diversas opções de compartilhamento. É possível fazer comentários e edições no arquivo. Em seguida, toque no documento que deseja incorporar e selecione. Ao final, você terá acesso a uma visualização de hiperlink do seu documento e poderá compartilhá-lo na plataforma com outras pessoas.

4 de 6 Explore a integração do Google Drive no Notion — Foto: Reprodução/Luiza Loubak

Explore a integração do Google Drive no Notion — Foto: Reprodução/Luiza Loubak

4. Ativar lembretes no Notion com a função "reminder"

Quando você adiciona um lembrete com a função "reminder", o Notion envia uma notificação para chamar sua atenção de volta para uma tarefa, evento ou página no momento que você especificar. Isso é útil para definir datas de entrega de alguma atividade, por exemplo, e garantir que você nunca se esqueça de nada.

Para isso, é necessário tocar no documento e selecionar data desejada. Essa ação criará uma tag azul. Ao tocar na tag, você será direcionado para uma janela de calendário, que possibilitará editar a data e a hora escolhidas. Você também pode definir exatamente como deseja ser lembrado. Os lembretes ficam vermelhos quando mudam para o dia definido ou quando estão vencidos.

5 de 6 Ative lembretes e notificações no Notion — Foto: Reprodução/Luiza Loubak

Ative lembretes e notificações no Notion — Foto: Reprodução/Luiza Loubak

5. Montar quadro kanban no Notion

Os Quadros Kanban são muito utilizados para conseguir se organizar de maneira mais fácil e com maior eficácia. Eles são encontrados no Notion e auxiliam na produtividade. Além disso, a função também é recomendada para classificar tarefas por prazo e agendamentos.

Para fazer um novo quadro, basta criar uma nova página por meio do menu lateral, em "Add a page", e então selecionar a opção Board. O usuário pode filtrar os projetos dentro do Quadro Kanban e até mesmo ter como padrão apenas exibir os trabalhos. Esse recurso é bom para quem precisa se concentrar em somente um elemento.

6 de 6 Crie um quadro kanban pra maximizar a produtividade no Notion — Foto: Reprodução/Luiza Loubak

Crie um quadro kanban pra maximizar a produtividade no Notion — Foto: Reprodução/Luiza Loubak

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